Sistema dinámico para la adquisición de Material de Laboratorio (SDA Exp. 23/02)
En este Sistema Dinámico de Adquisión (SDA) se pueden adquirir material de laboratorio, productos químicos y reactivos; productos y accesorios de biología; geología, medicina, química y medio ambiente; instrumentación general, auxiliar y electrónica de laboratorio; equipos de laboratorio y aparatos de medida; equipos y material de seguridad y protección; muebles de laboratorio y seres vivos para el experimentación.
• Categoría 1: Suministro de productos químicos y reactivos y productos y accesorios de biología, geología, medicina, química y medio ambiente
24000000-4 – Productos químicos
• Categoría 2: Suministro general de laboratorio:
31000000-6 – Máquinas, aparatos, equipo y productos consumibles eléctricos
33000000-0 – Equipamiento y artículos médicos, farmacéuticos y de higiene personal
38000000-5 - Equipos de laboratorio, óptico y de precisión
• Categoría 3: Suministro de instrumentación general auxiliar y electrónica de laboratorio, equipos de laboratorio y aparatos de medida
31000000-6 – Máquinas, aparatos, equipo y productos consumibles eléctricos 33000000-0 – Equipamiento y artículos médicos, farmacéuticos y de higiene personal
38000000-5 - Equipos de laboratorio, óptico y de precisión
• Categoría 4: Suministro de equipos y material de seguridad y protección:
35000000-4 - Equipo de seguridad, extinción de incendios, política y defensa
• Categoría 5: Suministro de muebles de laboratorio:
39180000-7 - Mobiliario de laboratorio
• Categoría 6: Suministro de seres vivos para la experimentación:
03320000-8 – Ganado y animales pequeños
15700000-5 – Alimentos para el ganado
14210000-6 – Graba, arena, piedras picada y agregados
El CSUC, como entidad gestora del presente SDA, podrá introducir en las categorías nuevos CPVs siempre que estén relacionados con el objeto de la misma categoría, que no requieran distinta capacidad de los contratistas de la solicitada inicialmente y, en todo caso, dándole la oportuna publicidad.
Las categorías de este SDA y las empresas acreditadas para las adquisiciones en cada una se deben consultar en https://mlaboratori.csuc.cat/
Utilizando Usuario y Contraseña de cada solicitante, departamento, Escuela, IP, grupo de investigación,..., según se organice por cada comprador.
Se mostrarán todos los proveedores actualizados, los datos de contacto, plazos de entrega, importe mínimo de adquisición sin porte, precio de los portes, categorías en los que están habilitados, entre otros. Se puede exportar a csv pinchando en el icono de la derecha.
Vigencia
Los contratos específicos tendrán la vigencia que se determine en cada contrato específico, con una duración máxima (incluidas las prórrogas) de cinco (5) años.
-No podrán adquirirse los bienes objeto de este contrato fuera de este procedimiento INDEPENDIENTEMENTE DE LA CUANTÍA
-Productos que no estén incluídos en las categorías relacionadas en el apartado ¿Qué puedo comprar?
-No se pueden solicitar ofertas de productos de distintas categorías en un mismo contrato específico de este Sistema Dinámico de Adquisición.
Son diferentes según los proveedores y categorías. Las categorías de este SDA y las empresas acreditadas para las adquisiciones en cada una se deben consultar en https://mlaboratori.csuc.cat/
Utilizando Usuario y Contraseña de cada solicitante, IP, grupo, según se organice por cada comprador.
Pinchar en el catálogo SDA Material de Laboratori- UPM
Pinchar en el icono Proveedores
Se mostrarán todos los proveedores actualizados, los datos de contacto, plazos de entrega para productos en stock, importe mínimo de adquisición sin porte, precio de los portes, categorías en los que están habilitados, entre otros. Se puede exportar a csv pinchando en el icono de la derecha
Para la adquisición de bienes, objeto de este SDA existen 3 tipos de procedimiento a seguir en función del importe de licitación (IVA excluido) de la adquisición;
Procedimiento para compras hasta 15.000 euros (IVA excluido).
Procedimiento para compras superiores a 15.000 euros (IVA excluido) y no superiores a 250.000 euros (IVA excluido).
Procedimiento para compras superiores a 250.000 euros (IVA excluido).
En todos ellos, el órgano de contratación del contrato específico será el Vicerrector de Asuntos Económicos.
Los contratos específicos se ejecutarán con sujeción a los pliegos administrativo y de prescripciones técnicas del SDA y de acuerdo con estas instrucciones.
No se pueden solicitar ofertas de productos de distintas categorías en un mismo contrato específico de este Sistema Dinámico de Adquisición.
0.2. Esquema de los pasos a seguir para la adquisición en compras inferiores a 15.000 euros:
1º El solicitante de la compra:
Necesita disponer de una oferta en firme, enviando al menos a una de las empresas acreditadas, una solicitud de oferta mediante un correo electrónico tipo que se adjunta como Anexo 1 a estas instrucciones. Se mostrarán todos los proveedores actualizados, los datos de contacto, plazos de entrega, importe mínimo de adquisición sin porte, precio de los portes, categorías en los que están habilitados, entre otros. Se puede exportar a csv pinchando en el icono de la derecha
No se admite ni la revisión, ni la actualización de precios una vez adjudicados los contratos específicos, a los que llamaremos “precios adjudicados”. Se considera adjudicado un contrato una vez comunicada la adjudicación.
2º Remisión de oferta económica.
El plazo para la presentación de ofertas será de cinco días hábiles contados a partir de la fecha de envío de la invitación escrita (este plazo podrá ser ampliado si así se indica en cada licitación)
La empresa acreditada no está obligada a cumplimentar y remitir una oferta económica.
En todos los contratos basados financiados a través del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia (MRR) en ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR), el adjudicatario deberá aportar el Anexo A DECLARACIONES RESPONSABLES EN EL MARCO DEL PLAN DE RECUPERACIÓN, TRANSFORMACIÓN Y RESILIENCIA. Para ello hay una declaración general efectuada por cada empresa, y que se puede utilizar para todos los contratos derivados efectuados dentro de este SDA.
Guardar los correos remitidos, las ofertas o desistimientos recibidos y las declaraciones responsables, que se deberán aportar a la sección económica o a la OTT, según proceda, en formato PDF.
3º Elaboración del expediente de gasto por la sección económica del órgano solicitante.
Una vez recabadas las ofertas económicas por el solicitante y resto de documentación indicada en el punto anterior, identificada la oferta más ventajosa (mejor relación calidad precio), se acudirá a la sección económica que gestione su presupuesto para que se elabore el correspondiente expediente de gasto.
En caso de tramitarse a través de la OTT, esta fase no es necesaria y se remitirá toda la documentación junto con la orden de pago con la primera factura.
4º Pedido a través del portal de compras.
Identificada la mejor oferta y con el expediente de gasto, el solicitante entrará en el portal de compras de la UPM para finalizar la compra.
El procedimiento está disponible en el Anexo 5 a estas instrucciones.
5º Comunicación de la adjudicación a la empresa seleccionada.
Se efectúa por el Órgano de Contratación una vez recibido el pedido efectuado en el portal de compras.
6ª Ejecución del contrato.
El contratista tendrá la obligación de realizar la prestación o entrega de bienes en las condiciones establecidas en el contrato y los pliegos del SDA.
Una vez recibido de conformidad, el contratista remitirá la factura a través de FACE y la Universidad procederá al pago. En el caso de tramitarse a través de la OTT, una vez notificada la recepción de la factura, el IP deberá remitir la orden de pago.
0.3. Esquema de los pasos a seguir para la adquisición en compras superiores a 15.000 euros y no superiores a 250.000 euros:
1º Solicitud de ofertas a los proveedores homologados.
El solicitante de la compra debe enviar, al menos a tres de las empresas acreditadas, una solicitud de oferta mediante un correo electrónico tipo, que se adjunta como Anexo 1 a estas instrucciones. Es imprescindible indicar el presupuesto de licitación (IVA excluido).
2º Remisión de oferta económica.
El plazo para la presentación de ofertas será de cinco días hábiles contados a partir de la fecha de envío de la invitación escrita (este plazo podrá ser ampliado si así se indica en cada licitación)
La empresa acreditada no está obligada a cumplimentar y remitir una oferta económica.
En todos los contratos basados financiados a través del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia (MRR) en ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR), el adjudicatario deberá aportar el Anexo A DECLARACIONES RESPONSABLES EN EL MARCO DEL PLAN DE RECUPERACIÓN, TRANSFORMACIÓN Y RESILIENCIA. Para ello hay una declaración general efectuada por cada empresa, y que se puede utilizar para todos los contratos derivados efectuados dentro de este SDA.
Guardar los correos remitidos, las ofertas o desistimientos recibidos y las declaraciones responsables, que se deberán aportar a la sección económica o a la OTT según proceda en formato PDF.
Preferentemente, se escogerá la oferta con mejor relación calidad-precio.
3º Elaboración del expediente de gasto por la sección económica del órgano solicitante. Esta fase no se realiza en compra a través de OTT
Una vez recabadas las ofertas económicas por el solicitante y resto de documentación indicada en el punto anterior, identificada la oferta más ventajosa (mejor relación calidad precio), se acudirá a la sección económica que gestione su presupuesto para que se elabore el correspondiente expediente de gasto.
4º Pedido a través del portal de compras.
Identificada la mejor oferta y con el expediente de gasto, el solicitante entrará en el portal de compras de la UPM para finalizar la compra.
El procedimiento está disponible en el Anexo 5 a estas instrucciones.
5º Comunicación de la adjudicación a la empresa seleccionada.
Se efectúa por el Órgano de Contratación una vez recibido el pedido efectuado en el portal de compras.
6ª Ejecución del contrato.
El contratista tendrá la obligación de realizar la prestación o entrega de bienes en las condiciones establecidas en el contrato y los pliegos del SDA.
Una vez recibido de conformidad, el contratista remitirá la factura a través de FACE y la Universidad procederá al pago. En el caso de tramitarse a través de la OTT, una vez notificada la recepción de la factura, el IP deberá remitir la orden de pago.
0.4. Esquema de los pasos a seguir para la adquisición en compras superiores a 250.000 euros:
Será obligatoria la segunda licitación, invitando a todos los proveedores de aquella categoría por las compras que superen el importe de los contratos de suministro armonizados (actualmente 250.000 euros) y para los contratos con criterios de valoración sometidos a un juicio de valor. El plazo mínimo para la presentación de ofertas será de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de envío de la invitación escrita, aun cuando este plazo podrá ser ampliado si así se indica en cada licitación.
1º Inicio de la compra
El órgano promotor tendrá que elaborar un documento de invitación que concrete las características de la licitación.
2º Remisión al Servicio de Contratación de la solicitud de apertura del contrato basado:
Esta sección elaborará el expediente de gasto y remitirá al Servicio de Contratación un correo electrónico a
secretaria.mesa.contratacion@upm.es
adjuntando la solicitud de apertura del expediente que figura como Anexo 4 de estas instrucciones y el Anexo 1.
Si los productos contenidos en el SDA no reúnen los requisitos técnicos necesarios, se podrá realizar la compra fuera del SDA solicitando autorización previa.
Hay que tener en cuenta lo establecido en las preguntas frecuentes 9 y 10.
La solicitud, de acuerdo con el modelo normalizado, se dirigirá al correo electrónico: acuerdos.marco@upm.es
Una vez recibida la autorización para comprar fuera del SDA, se puede solicitar presupuesto a otras empresas siguiendo los procedimientos establecidos en la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP)
Contrato menor sin expediente: Solo para gastos de investigación tramitados en OTT. En aquellos casos en los que se trate de gastos ocasionales, no recurrentes, el contrato no exceda de 5.000 euros y cuyo pago se verifique a través del sistema de anticipos de Caja Fija.
Contrato menor con expediente: Solo en aquellos casos en los que se trate de gastos ocasionales, no recurrentes, su valor estimado sea inferior a 15.000 euros (IVA excluido), 50.000 euros (IVA excluido) en el caso de gastos de investigación, y su duración no sea superior a un año. Se solicitarán tres presupuestos por escrito y deberá hacerse el expediente en el Módulo de Compras en UXXI Económico, si se trata de gastos generales y en el Portal del Investigación si se trata de gastos de investigación. Cuestiones a tener en cuenta pueden consultarse en el archivo "Contratos menores Escuelas/Facultad/Departamentos/Centros del Rectorado" y en "Contratos menores OTT"
Contrato abierto siguiendo los procedimientos establecidos en la LCSP: En el resto de los casos.
1-¿Qué hacer si los productos del SDA no tienen los requisitos técnicos que necesito?
Si los productos contenidos en el SDA no reúnen los requisitos técnicos necesarios, se podrá realizar la compra fuera del SDA solicitando autorización previa. La solicitud, de acuerdo con el modelo normalizado, se dirigirá al correo electrónico: acuerdos.marco@upm.es
2-¿Qué hacer si las empresas adjudicatarias del SDA no tienen productos en stock y no me puedo esperar?
Es poco probable que ninguno de los proveedores disponga de stock, pero si tal cosa ocurre, se podrá realizar la compra fuera del SDA solicitando autorización previa. La solicitud, de acuerdo con el modelo normalizado, se dirigirá al correo electrónico: acuerdos.marco@upm.es
3-¿Qué hacer si las empresas adjudicatarias del SDA no pueden cumplir los plazos de entrega y no me puedo esperar?
Es poco probable pero si tal cosa ocurre, se podrá realizar la compra fuera del SDA solicitando autorización previa. La solicitud, de acuerdo con el modelo normalizado, se dirigirá al correo electrónico: acuerdos.marco@upm.es
4-¿Qué hacer si el producto adquirido se retrasa o viene defectuoso?
Hay que ponerse en contacto con el proveedor que ha suministrado el producto a través de los correos electrónicos o teléfonos de contacto de cada proveedor.
Si el proveedor no responde podéis remitir un correo, indicando el número de expediente y remitiendo copia de la autorización a las direcciones:
5- ¿Puedo adquirir el producto, a proveedores no incluidos en el SDA, si encuentro un proveedor con una oferta más económica?
La Ley de contratos no permite adquirir productos, incluidos en los SDA, con empresas NO adjudicatarias de los mismos. Las proposiciones de las empresas adjudicatarias del SDA han sido evaluadas según los criterios del procedimiento abierto habiendo acreditado suficientemente su solvencia.
Debido a las características SDA es posible incluir nuevos proveedores en cualquier momento por lo que si se desea adquirir algún producto a alguna empresa que no está homologada se deberá solicitar a la empresa que se homologue para posteriormente se pueda realizar la compra.
6- ¿Qué hacer, si una vez autorizado el Contrato específico, el Proveedor me comunica que no es posible suministrar el producto por falta de stock o va a sufrir un retraso superior al estipulado?
Procederemos a solicitar la invalidez del Contrato específico.
Pasos:
Complete el formulario de invalidez del contrato. Está disponible en el apartado final FAQ Genéricas.
Envío el formulario al correo: acuerdos.marco@upm.es
Una vez autorizado desde acuerdos.marco@upm.es se remitirá un correo informando al solicitante y al proveedor afectado.
Si deseo adquirir el producto hay que solicitar oferta al resto de proveedores del SDA. Si ninguno de los proveedores disponen del producto requerido, se podrá realizar la compra fuera del SDA solicitando autorización previa. La solicitud, de acuerdo con el modelo normalizado, se dirigirá al correo electrónico acuerdos.marco@upm.es
7- ¿Qué hacer, si una vez autorizado el Contrato basado me doy cuenta que hay errores que afectan a la validez del mismo?
Procederemos a solicitar la invalidez del Contrato específico.
Pasos:
Complete el formulario de invalidez. Está disponible en el apartado FAQ Genéricas.
Envío el formulario al correo: acuerdos.marco@upm.es
Una vez autorizado desde acuerdos.marco@upm.es se remitirá un correo informando al solicitante y al proveedor afectado.
8- ¿Es necesario efectuar una segunda licitación en este SDA?
No es necesario realizar una segunda licitación, se pueden adquirir directamente los productos, incluidos en el SDA, a los proveedores adjudicatarios si el importe a adquirir es igual o inferior a 50.000 euros (IVA excluido).
Si el importe es superior a 50.000 hay que efectuar la compra a través del Servicio de Contratación, secretaria.mesacontratacion@upm.es
9.- Proyectos OTT ¿Puedo comprar fuera del SDA compras inferiores a una determinada cantidad?
No es posible adquirirlos fuera de este SDA, es imprescindible invitar al menos a una de las empresas acreditadas, en compras de importe igual o inferior a 50.000 euros, IVA excluido.
Siempre que el importe de licitación sea superior a 50.000,00 €, IVA excluido, es imprescindible licitación, invitando a todas las empresas admitidas en la categoría en la que estén acreditadas.
¿Qué procedimiento tengo que seguir para las adquisiciones fuera de este SDA si no está el artículo en ninguno de los proveedores?
El establecido en la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP)
Contrato menor sin expediente: Solo para gastos de investigación tramitados en OTT. En aquellos casos en los que se trate de gastos ocasionales, no recurrentes, el contrato no exceda de 5.000 euros y cuyo pago se verifique a través del sistema de anticipos de Caja Fija.
Contrato menor con expediente: Solo en aquellos casos en los que se trate de gastos ocasionales, no recurrentes, su valor estimado sea inferior a 15.000 euros (IVA excluido), 50.000 euros (IVA excluido) en el caso de gastos de investigación, y su duración no sea superior a un año. Se solicitarán tres presupuestos por escrito y deberá hacerse el expediente en el Módulo de Compras en UXXI Económico, si se trata de gastos generales y en el Portal del Investigación si se trata de gastos de investigación. Cuestiones a tener en cuenta pueden consultarse en el archivo "Contratos menores Escuelas/Facultad/Departamentos/Centros del Rectorado" y en "Contratos menores OTT"
Contrato abierto siguiendo los procedimientos establecidos en la LCSP: En el resto de los casos.
10- Adquisiciones con cargo al Presupuesto general, no OTT: ¿Puedo comprar fuera del SDA compras inferiores a una determinada cantidad?
No es posible adquirirlos fuera de este SDA, es imprescindible invitar al menos a una de las empresas acreditadas, en compras de importe igual o inferior a 50.000 euros, IVA excluido.
Siempre que el importe de licitación sea superior a 50.000,00 €, IVA excluido, es imprescindible licitación, invitando a todas las empresas admitidas en la categoría en la que estén acreditadas.
¿Qué procedimiento tengo que seguir para las adquisiciones fuera de este SDA?
El establecido en la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP)
Contrato menor sin expediente: Solo para gastos de investigación tramitados en OTT. En aquellos casos en los que se trate de gastos ocasionales, no recurrentes, el contrato no exceda de 5.000 euros y cuyo pago se verifique a través del sistema de anticipos de Caja Fija.
Contrato menor con expediente: Solo en aquellos casos en los que se trate de gastos ocasionales, no recurrentes, su valor estimado sea inferior a 15.000 euros (IVA excluido), 50.000 euros (IVA excluido) en el caso de gastos de investigación, y su duración no sea superior a un año. Se solicitarán tres presupuestos por escrito y deberá hacerse el expediente en el Módulo de Compras en UXXI Económico, si se trata de gastos generales y en el Portal del Investigación si se trata de gastos de investigación. Cuestiones a tener en cuenta pueden consultarse en el archivo "Contratos menores Escuelas/Facultad/Departamentos/Centros del Rectorado" y en "Contratos menores OTT"
Contrato abierto siguiendo los procedimientos establecidos en la LCSP: En el resto de los casos.
11- ¿Cómo hago el expediente y el contrato específico si los productos que adquiero tienen distintos tipos de IVA?
En el expediente económico, realizado en UXXI-EC, vamos a considerar que todos los productos tienen el tipo más alto de los que adquiero, normalmente será el 21%, este mismo importe utilizaremos al realizar el contrato específico en el portal del investigador.
12.- Otras dudas:
¿Qué formulario utilizo en el caso de tener que anular el contrato?
-Modelo de invalidez del contrato SDA
-- sin rellenar --